NM ISÄNNÖINTI OY
YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuoja isännöintiyrityksessämme
2.9.2019

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut NM Isännöinniltä, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista.

  • osakerekisterin ylläpitoon vaaditut lakisääteiset tiedot osakkeenomistajista: nimi, osoite ja syntymäaika

  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet

  • syntymäaika tai henkilötunnus, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen vuoksi välttämättömiä

  • muita yhteystietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot

  • huoneiston ja muiden henkilöiden hallinnassa olevien kohteiden, esimerkiksi autopaikkojen tiedot

  • sisäänmuutto- ja poismuutto ajankohdat 

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloyhtiöön muuton yhteydessä yhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissamme, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä, ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksemme työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Rekisteriä ei ylläpidetä manuaalisessa muodossa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännöin mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä yrityksemme toimitusjohtajaan Nina Maukkoseen.